Scoutinggroep
De Gold'n Zende
Nieuwleusen

Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

  1. Privacy beleid van Scouting Nederland

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy. Tevens zijn zowel het privacybeleid als het privacy statement van Scouting Nederland terug te vinden op onze eigen website: www.scoutingnieuwleusen.nl.

  1. Lidmaatschap registratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een hard-copy inschrijfformulier. Inschrijfformulieren voor een lidmaatschap welke we op papier ontvangen worden bewaard in een kluis. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en het leidingsteam van de betreffende speltak hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het papieren inschrijfformulier vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

De volgende gegevens worden verzameld via een inschrijfformulier:

  • Voornamen, roepnaam en achternaam
  • Geboortedatum en plaats
  • Adresgegevens
  • Contactgegevens (beide ouders) zowel telefonisch als e-mail
  • Geslacht
  • Bankgegevens, IBAN, BIC en tenaamstelling
  • Datum van inschrijving
  • Handtekening voor inschrijving en automatisch incasso
  • Eventuele verklaring voor gebruik van foto- videomateriaal op openbare kanalen
  1. Medische formulieren

Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen hecht veel waarde aan een veilige speel- en ontwikkelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting, kamp of een dag vullend programma, noodzakelijk dat de (bege-)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedsel allergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een kluis en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingsteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

De volgende gegevens worden verzameld via een medisch kampformulier:

  • Voornamen, roepnaam en achternaam
  • Geboorte datum
  • Contactgegevens van de ouders gedurende het verblijf/kamp
  • Individuele gegevens van de zorgverzekering
  • Medische informatie omtrent het (jeugd)lid
  • Medische gegevens t.b.v. medicatie van het (jeugd)lid
  • Medicijnverklaring t.b.v. het toedienen van medicatie
  1. Gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege-)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen mag deze 'bijzondere persoonsgegevens' niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingsteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

  1. Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen (ouders/verzorgers van) leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA- regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Vervolgens worden de gegevens van deze SEPA machtiging gebruikt voor de automatische incasso bij Rabobank Vaart en Vechtstreek. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen heeft inzicht in de financiële gegevens van de leden van de vereniging.

  1. Contact lijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Een ouder/verzorger is bij het inschrijven van het kind bekend met de bewaring van deze gegevens t.b.v. contact in geval van nood of andere dringende zaken. Onder deze bewaring wordt ook het opslaan van het telefoonnummer in een mobiele telefoon verstaan. Deze contactgegevens, zowel digitaal als fysiek, zijn alleen inzichtelijk voor het leidingsteam van de betreffende speltak en worden in een kluis bewaard. De fysieke contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

  1. Online Media

Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een Opt-out.

Op www.scoutingnieuwleusen.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website. Via de website is het tevens mogelijk een contactformulier in te vullen. De gegevens van de ingevulde contactformulieren komen binnen op het algemene e-mailadres van Scouting 'Gold'n Zende' Nieuwleusen. De gegevens van dit algemene e-mailadres zijn alleen bestemd voor de contactpersoon en webbeheerder van scouting 'de Gold' Zende' Nieuwleusen. Na de verwerking van deze gegevens uit het ingevulde formulier of na relevante beantwoording van de ingevulde contactformulieren wordt het e-mailbericht vernietigd. Mocht het zo zijn dat deze gegevens voor welke reden dan ook bewaard moeten blijven, gebeurd dit in het archief van dit e- mailaccount. Reden voor een bewaring kan zijn een verhuurvraag of aanmelding van een jeugdlid voor het meedraaien. Deze gegevens worden uiterlijk 3 maanden bewaard.

Scouting 'Gold'n Zende' Nieuwleusen maakt gebruik van Facebook. Op deze Facebookpagina worden foto's en nieuwsberichten van de vereniging gedeeld. De beelden die op deze Facebookpagina worden gebruikt, voldoen aan de eisen zoals omschreven in de volgende paragraaf 'beeldmateriaal'.

  1. Beeldmateriaal

Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen maakt foto's en video's van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting 'Gold'n Zende' en als herinnering. Onder promotie wordt verstaan gebruik op eigen kanalen zoals Facebook en flyer en daarnaast promotie op openbare kanalen zoals nieuwswebsites, kranten en weblogs. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

  1. Communicatie

Het privacybeleid van Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen is terug te vinden via www.scoutingnieuwleusen.nl en op te vragen via het contact formulier op de website t.a.v. het secretariaat. Daarnaast ontvangt ieder lid bij inschrijving een fysieke versie van het privacybeleid.

  1. Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het 'protocol datalekken verwerkers' gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

  1. Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep 'Gold'n Zende' Nieuwleusen binnen een maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het contactformulier op de website (www.scoutingnieuwleusen.nl) t.a.v. het secretariaat. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

  1. Vragen en/of opmerkingen

Bij vragen over dit privacybeleid of voor vragen waarin het privacybeleid van Scoutinggroep 'Gold'n Zende' niet in voorziet, verwijzen wij u naar het contactformulier op onze website: www.scoutingnieuwleusen.nl.